Politique de protection des données à caractère personnel

Dans le cadre de la navigation sur le site https://www.cse-soprasteria.com, via le logiciel de gestion d’œuvres sociales (ci-après « le site »), le CSE Sopra Steria est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.

La présente politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles du CSE Sopra Steria (ci-après « vous »), les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « données personnelles »), sur le site, par le CSE Sopra Steria, agissant en qualité de responsable du traitement.

Dans le cadre de la navigation sur la Plateforme Edenred Meyclub, accessible par connexion directe ou via le Site, EDENRED FRANCE S.A.S agit en qualité de responsable du traitement. Un document relatif à la politique de protection des données, accessible sur le site https://www.meyclub.com/fr/personal-data/protection, décrit les modalités de traitement des données à caractère personnel dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme.

1. Données collectées et traitées

Conformément au principe de minimisation, le CSE Sopra Steria ne collecte que les données personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Le CSE Sopra Steria peut recueillir des données personnelles vous concernant, directement auprès de vous ou indirectement par données produites mensuellement par le service des ressources humaines de l'entreprise Sopra Steria Group.

Les données recueillies indirectement mensuellement par le CSE Sopra Steria en provenance du service des ressources humaines de Sopra Steria Group sont :

  • Pour le salarié : matricule interne, numéro d’employé, nom, prénom, date d’entrée dans le groupe (ancienneté groupe), établissement de rattachement, affectation opérationnelle (agence), date de naissance ;
  • Pour les enfants des salariés jusqu’à 20 ans révolus et sans limite d’âge pour les enfants à charge atteints d’un handicap : matricule du salarié, le numéro d’employé du salarié, nom et prénom du salarié, nom de l’enfant, prénom de l’enfant, date de naissance de l’enfant, sexe (F ou M) de l’enfant, enfant à charge (O ou N), âge courant de l’enfant ;
  • Pour les salariés partis à la retraite au cours de l’année civile en cours : matricule, numéro d’employé, nom, prénom, date début de contrat (ancienneté entreprise), date de fin de contrat (dernier jour de travail avant la retraite), dernier établissement de rattachement, dernière affectation opérationnelle (agence).

Les salariés sont informés de cette transmission en amont et ont la possibilité de s’y opposer auprès des ressources humaines de l’entreprise Sopra Steria Group avec pour conséquence une renonciation de leur part à l’ouverture de toute prestation de la part du CSE pour lesquelles ces informations sont nécessaires.

Les données collectées et traitées par le CSE Sopra Steria, pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes :

  1. Pour l’identification de l’ouvrant droit du CSE - Salarié de Sopra Steria Group :
  • les informations personnelles : civilité, nom, nom de naissance, prénom, date de naissance,
  • les coordonnées : adresse postale, complément d’adresse postale, code postal, ville, téléphone domicile, téléphone portable, e-mail personnel, e-mail professionnel ;
  • au niveau comptable : n° de compte individuel de l’ouvrant droit du CSE ;
  • indication (O/N) que l’ouvrant droit du CSE a indiqué en ligne avoir lu et accepté les conditions générales du CSE (obligatoire pour s’inscrire aux prestations du CSE) ;
  • historisation de toutes les modifications concernant l’ouvrant droit effectuées : fonction utilisée (ouvrant droit en ligne, sur Edenred Meyclub, par le CSE, Billetterie, …), date, heure, description, utilisateur (ouvrant droit, nom de l’assistante du CSE, Proweb, administrateur, …) ;
  1. Pour la gestion de l’accès au site du CSE/site Edenred Meyclub par l’ouvrant droit du CSE - Salarié de Sopra Steria Group :
  • matricule interne du salarié ;
  • mot de passe choisi en ligne sur le site du CSE par l’ouvrant droit du CSE (8 caractères minimum dont une majuscule, une minuscule, un chiffre et un caractère spécial. Pour la 1ère connexion le mot de passe par défaut est la date de naissance de l’ouvrant droit sous la forme JJMMAAAA comme indiqué en ligne, il est obligatoirement changé lors de cette 1ère connexion) ;
  • autorisation d’accès au site du CSE, au site de Edenred Meyclub (par défaut Oui sauf disposition prévues dans les conditions générales du CSE) ;
  • accès à la subvention sur le site de Edenred Meyclub (par défaut Oui) ;
  • gestion des droits spécifiques aux élus et à l’administration du système d’information.
  1. Pour la situation familiale de l’ouvrant droit du CSE - Salarié de Sopra Steria Group :
  • situation matrimoniale (célibataire, concubin(e), divorcé(e), marié(e), pacsé(e), séparé(e), veuf(ve), autre) avec gestion documentaire d’un justificatif de situation familiale (fourni par l’ouvrant droit lui-même par upload en ligne) ;
  • si le conjoint est aussi ouvrant droit du CSE – salarié(e) de Sopra Steria Group : nom du conjoint, matricule du conjoint ;
  • nombre d’enfants, nombre d’enfants à charge, nombre d’ayants droit ;
  1. Pour les ayants droit de l’ouvrant droit du CSE - Salarié de Sopra Steria Group :
  • nom, prénom, sexe (F ou M), date de naissance, lien avec l’ouvrant droit (conjoint(e) ou enfant), à charge (O ou N);
  1. Pour les éléments professionnels de l’ouvrant droit du CSE - Salarié de Sopra Steria Group :
  • matricule, établissement de rattachement, région de rattachement (rattachement en région de l’ouvrant droit suivant découpage interne du CSE), date d’entrée (date d’entrée dans le groupe/ancienneté), date de sortie (date de constat de sortie par le CSE par absence de présence dans les fichiers mensuels transmis par la Direction au CSE), statut (présent ou sorti des effectifs), ancienneté calculée au moment présent (en année, mois, jour) ;
  1. Pour la situation financière de l’ouvrant droit du CSE - Salarié de Sopra Steria Group :
  • gestion documentaire d’une copie de l’avis d’imposition individuelle de l’année n sur les revenus de l’année n-1 de l’ouvrant droit du CSE (fourni par l’ouvrant droit lui-même par upload en ligne),
  • gestion documentaire d’une copie de l’avis d’imposition commune de l’année n sur les revenus de l’année n-1 de l’ouvrant droit du CSE et son conjoint/concubin (fourni par l’ouvrant droit lui-même par upload en ligne),
  • ligne 14 présent sur l’avis d’imposition ou cumul des 2 avis d’imposition des années n, n-1, n-2, n-3 (4 années d’historisation nécessaires pour les traitements de points du CSE)

Le recueil des informations relatives à la situation financière d’un salarié est facultatif. Dans le cadre de la mise en place d’un système de grilles sociales permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication des éléments financiers n’exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. En revanche, la contribution du salarié s’élèvera au montant le plus élevé.

  1. Pour les prestations financières versées à l’ouvrant droit du CSE - Salarié de Sopra Steria Group :
  • références bancaires pour virement(s) émis par le CSE (saisies par l’ouvrant droit en ligne sur le site du CSE) : nom de la banque, nom du titulaire du compte, RIB sur 4 champs ou IBAN/BIC sur 2 champs (IBAN priorisé en cas de saisi de RIB+IBAN) ;
  1. Pour les prestations et priorisation d’accès aux activités en cas de nécessité :
  • gestion de 4 compteurs de points pour : les voyages, les locations, les week-end régionaux, les activités régionales (afin de prioriser l’accès aux activités suivant les règles indiquées au document de conditions générales de participations aux activités CSE présent sur le site du CSE) ;
  • Gestion des dossiers de prestations : nom, prénom et matricule de l’ouvrant-droit, région (société comptable), modèle de prestation (Billetterie, cadeau, chèques, locations, prestations diverses, remboursement, voyage), catégorie de prestation (arbre de noël régional, billetterie régionale, …), nom de la prestation, n° interne et date du dossier, référence dossier (en ligne, saisie manuelle, …), Etat du dossier (demande en ligne, en attente, validé, attribué, clos, …), part du CSE en €, part de l’ouvrant droit en €, total du dossier en €, quantité (nombre de chèque, …), nombre de participants inscrits et lien de parenté, dates de naissance, critères de calcul et priorité ligne 14 et compteur de points, information de tarification suivant la catégorie de prestation (exemple : tarif et composition rooming d’un hôtel lors d’un voyage, affection du nombre de point au compteur correspondant) récapitulatif financier du dossier, montant réglé, solde à régler ;
  • gestion documentaire d’une copie du passeport/CNI de l’ouvrant droit du CSE pour les voyages (fourni par l’ouvrant droit lui-même par upload en ligne),
  • gestion documentaire d’une copie du passeport/CNI du conjoint et par enfant(s) de l’ouvrant droit du CSE pour les voyages (fourni par l’ouvrant droit lui-même par upload en ligne),
  1. Pour l’aspect comptable par ouvrant droit du CSE :

-          commandes Edenred Meyclub ; produit commandé, date, montant de la subvention versée par le CSE à Edenred Meyclub, état de la commande (enregistrée, envoyée, …) ;

-          gestion des dettes envers le CSE et du CSE envers l’ouvrant droit : date, intitulé de la prestation, n° de dossier, montant dû à l’ouvrant droit, montant réglé par l’ouvrant droit, montant dû au CSE, montant réglé au CSE, suivi des relances effectuées (n° et date) ;

-          gestion des règlements de l’ouvrant droit / versements du CSE : date ; intitulé du règlement avec nom de l’ouvrant droit, mode de règlement (carte bleue par internet pour les ouvrants-droits, virement par le CSE), journal comptable, montant réglé ;

-          gestion de la trésorerie en attente : mode de règlement, date de remise prévisionnelle (paiement CB en 3 fois) ; intitulé avec nom de l’ouvrant droit, date d’émission (début du paiement en 3 fois), montant.

2. Finalités de traitement des données

Les traitements de données personnelles mis en œuvre par le CSE Sopra Steria, peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :

Finalité du traitement

Base juridique du traitement

Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit…

Intérêt légitime

Gestion de la comptabilité : établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires…

Obligations légales

Gestion des prestations d’œuvres sociales : gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions …

Œuvres sociales pouvant être proposées :

o   chèques-cadeaux, distribution de cadeaux, billetterie-spectacles et loisirs complémentaires à ceux proposés par Edenred Meyclub, voyage et séjours balnéaires famille, week-ends régionaux, activités sportives, arbres de noël enfants, soirées adultes noël, toute activité locale sociale et/ou culturelle (visites de musées, balades commentées…), prêts d’ouvrages et médiathèques… ;

Contrat  / Précontrat

Communication : envoi, par courriel ou courrier, d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements…

Intérêt légitime

Gestion de la messagerie interne du Site

Intérêt légitime

Respect de la réglementation en vigueur

Obligation légale

 

3. Durée de conservation

Le CSE Sopra Steria ne conserve les données personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.

Les informations nécessaires à la gestion administrative des bénéficiaires (identification de l’employé, situation familiale, éléments professionnels) sont conservées par principe 4 ans civils pleins après la fin de leur relation de travail avec Sopra Steria.

Le CSE Sopra Steria est par ailleurs amené à conserver certaines données personnelles des salariés afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :

  • Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
  • Les justificatifs liés à l’attribution de prestations d’œuvres sociales (exemple : livret de famille, contrat de mariage, avis d’imposition...) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF ;
  • Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF…) sont conservées au minimum trois (3) ans, en plus de l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq (5) ans.

 

4. Destinataires des données

Les destinataires des données personnelles traitées par le CSE Sopra Steria sont :

  • EDENRED FRANCE S.A.S aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution, et de création de votre compte sur la plateforme Edenred Meyclub ;
  • Edenred Meyclub dans le cadre de son offre de billetterie en ligne avec subvention du CSE.
  • Banque du CSE ;
  • Commissaire aux comptes ;
  • Certaines professions réglementées tels que les experts-comptables et avocats ;
  • Les autorités fiscales, administratives ou judiciaires compétentes.

 

Les données personnelles peuvent être partagées à d’autres catégories de destinataires avec le consentement des salariés concernés ou parce que le CSE Sopra Steria y est contraint en application des dispositions légales en vigueur.

Les prestataires du CSE ne reçoivent strictement que les données à caractère personnel essentielles au service et au bon déroulement de la prestation.

Dans le cas où une prestation demanderait la fourniture de données complémentaires à caractère personnel, cette information sera préalablement portée à la connaissance des ouvrants-droits du CSE concernés.

Certaines informations (listes de participants) peuvent transiter par les membres de la délégation du personnel du CSE chargés du bon déroulement d’activités locales dont ils ont souvent la charge ou qu’ils organisent dans le strict respect de leur obligation de confidentialité et de la politique de protection des données à caractère personnel.

Tous les traitements nominatifs nécessaires en sortie du système informatique du CSE sont tracés dans un registre tenu par le Délégué à la Protection des Données Personnelles : toute information personnelle est systématiquement détruite après le déroulement de la prestation pour laquelle elle a été fournie. Le registre précise les dates de suppression définies.

5. Sécurité des données

Le CSE Sopra Steria s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les données personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.

Le CSE Sopra Steria veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les données personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les données personnelles la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles.

 

6. Droits des personnes concernées

Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable, exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, des données personnelles vous concernant.

Vous pouvez également vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles pour des motifs légitimes (sauf en cas de motifs légitimes et impérieux du CSE Sopra Steria) ou lorsqu’elles sont utilisées à des fins de prospection commerciale.

Lorsque le traitement de vos données repose sur votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

Vous pouvez exercer vos droits en vous adressant au CSE Sopra Steria :

  • par courriel à l’adresse : info@cse-soprasteria.com
  • ou par courrier postal à : CSE Sopra Steria / 6 avenue Kléber / 75016 Paris

S’agissant du traitement des données à caractère personnel liées à l’utilisation de la Plateforme Edenred Meyclub, vous pouvez exercer vos droits en vous adressant à EDENRED FRANCE S.A.S :

  • par courriel à l’adresse : rgpd-dpo@prowebce.com
  • ou par courrier postal à : EDENRED FRANCE S.A.S - Délégué à la protection des données personnelles – 166 – 180 Boulevard Gabriel Péri 92240 Malakoff

Vous disposez de la faculté d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr/fr/plaintes) concernant l’usage qui est fait de vos données personnelles par le responsable de traitement.

7. Actualisation des données transmises

Il est important que les informations que les salariés transmettent au CSE Sopra Steria soient exactes et à jour et qu’ils informent le CSE Sopra Steria sans délai de tout changement significatif les concernant.

8. En savoir plus

Pour en savoir plus sur notre politique de protection des données personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante :

  • par courriel à l’adresse : info@cse-soprasteria.com

  • par courrier postal à : CSE Sopra Steria / 6 avenue Kléber / 75016 Paris

9. Modification de la Politique de protection des données

Le CSE Sopra Steria est susceptible de modifier cette politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informés par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte